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Cómo ser más productivo en la oficina

Al trabajar siempre buscamos la mayor productividad en el menor tiempo posible. Pero muchas veces hacemos esto sin tener en cuenta nuestras limitaciones. Debemos preparar cada día con unos objetivos alcanzables para ser más eficientes en la oficina.

Para conseguirlo la organización en el trabajo es fundamental. Nada funciona sin una estrategia anterior. La clave es dar prioridad a unos asuntos antes que a otros. Todo se organiza según la importancia y según los bloques temáticos que toque tratar cada jornada laboral.

Consejos para ser más productivos

Conseguir sacar el mayor partido a nuestra actividad es lo que más nos interesa. Por ello, esta serie de pautas nos ayuda a obtener el resultado que buscamos:

  • Organizar por urgencia. Esto es, como ya hemos explicado, priorizar. Es saber qué temas necesitan más atención en nuestra empresa y cuáles pueden dejarse un poco de lado. Esto antes deberá tener también una estructuración según departamentos. Hay algunas secciones que tienen más urgencia que otras.
  • Establecer límites. El trabajo lo debemos tener hecho para una hora concreta y no hay que sobre pasarse. Por ello tampoco podemos dejar temas largos para el final, ya que estaremos ante una falta de tiempo. Es importante no pasarse de los límites establecidos de forma previa ya que ello puede producir estrés. Y esto es lo último que queremos en nuestra oficina.
  • Analizar los tiempos asignados a cada tarea. Hay que hacer una observación profunda de cuánto tiempo utilizamos para leer correos, chequear las redes sociales o acudir a reuniones. Si el tiempo resulta demasiado alto, hay que eliminar malos hábitos. De esta manera la productividad queda arraigada en el quehacer diario de los trabajadores.
  • Contar con el mobiliario de oficina adecuado. Un trabajador que no cuenta con espacio suficiente para almacenar sus documentos está desorganizado. Cada vez que necesite buscar cierta información, puede tardar más tiempo del que debiera, fruto de la falta de medios para ordenar su trabajo. Si la silla de oficina no es la adecuada será menos productivo. Si no cuenta con un espacio de trabajo que, en general, favorezca la creatividad, la productividad y el desempeño de sus funciones, entonces no podrá desarrollar sus tareas al 100%. Por tanto, contar con un mobiliario de oficina de calidad y adaptado a las necesidades de cada departamento y empleado resulta fundamental para ser más productivo.
  • Marcarse objetivos a largo plazo. Si nos proponemos unos fines que no están a corto alcance, los resultados sobre estos son muy buenos. Esto se debe a que tenemos mucho tiempo por delante y podemos realizarlos de forma progresiva. Esto quizá produzca una ralentización en los resultados a corto plazo, pero si echamos la vista a lo lejos vemos cuánto hemos sido capaces de conseguir.
  • Hacer una lista de “to do”. Esta sencilla tabla nos da la información necesaria para ir alcanzando nuestros objetivos. La verdadera productividad no se mide por la carga de trabajo con la que concluimos, sino por haber finalizado los objetivos que nos marcamos.
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