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Ampliando o cambiando de oficina

A todos los negocios les llega el momento de crear su propio espacio de trabajo. Muchos echan a andar con su propia casa como espacio laboral (teletrabajar u oficina en casa), y otros comparten ese espacio con otros negocios. Pero, ¿cómo crear tu propio espacio de trabajo, para ti y para tu equipo? Si tu plantilla crece, si necesitas más sitio para maquinaria o si el lugar se queda pequeño, es hora de ampliar tu espacio laboral, donde todo el mundo se sienta a gusto para trabajar.

Para crear el espacio que tu negocio necesita, se pueden seguir estas recomendaciones que harán de tu empresa el sitio perfecto para trabajar:

  • En lo primero que hay que pensar es en los trabajadores y en los clientes. El lugar debe ser la combinación de lo que piden los clientes, y lo que los empleados necesitan para producirlo. La localización, por tanto, es fundamental. Tu empresa debe ser accesible para todo el mundo, también para visitantes.
  • Lo siguiente es plantearse cómo distribuir ese espacio. Hay muchas alternativas, desde oficinas separadas, pasando por un orden empresarial abierto, hasta salas de reuniones para empleados y para clientes. Además, se debe pensar en las comodidades. No solo línea telefónica o Internet. Se deben valorar áreas alternativas que terminan aportando valor, como por ejemplo salas de descanso y hasta un gimnasio.
  • Tras esto, se debe buscar el mejor diseño y decidir cómo usar el espacio. Si se tienen salas separadas, hay que ver qué función desempeña cada una de ellas. Se pueden ocupar por personas importantes en la empresa o se pueden dejar libres sólo para reuniones. Si tienes un espacio amplio, hay muchas maneras de distribuirlo. Se puede asignar a cada uno un sitio, o dejar que sean los propios empleados los que elijan (hot desking). Considerar los beneficios de las salas de descanso es muy importante. Se trabaja más y mejor si puedes tomarte un respiro de vez en cuando.
  • Es preciso amueblar el espacio de oficina, a no ser que ya venga con muebles de oficina. Debes apostar por modelos ergonómicos, que sean capaces de facilitar un correcto desempeño de las funciones de los trabajadores. Es una de las parcelas más importantes a tener en cuenta. De nada sirve contar con amplios espacios comunes y de trabajo si, posteriormente, el empleado no es capaz de producir de forma adecuada en ellos. Por lo tanto, debes tener en cuenta el aspecto ergonómico, y también una adecuada distribución de los elementos, que permita mantener un orden adecuado dentro de la oficina.
Sala de descanso en oficina

Sala de descanso en oficina

  • Todas las empresas cuentan ya con material digital para trabajar, un equipamiento fundamental en la actualidad. Pero hay veces que hay que trabajar con papel, por lo que toda oficina debe contar con elementos de papelería. Se ha de pensar en lo que realmente se necesita en papel y en digital, marcando diferencias. Bien es cierto que las soluciones en la nube están aportando productividad a los entornos de trabajo, así como simplificando procesos. Sin embargo, a nivel particular, existen personas que todavía necesitan papel, etc, con lo que debes facilitar que se sientan cómodos con su uso. Favorece, por tanto, fórmulas 2.0 de trabajo, pues son realmente más productivas, pero no limites de forma dictatorial otras opciones, sino aplicando el sentido común y favoreciendo normas laborales que hagan entender a los empleados cuál es la mejor forma de trabajar.

Al final, cuando estés listo para realizar el cambio, considera cómo va a impactar en tu trabajo. Debes tener en cuenta cómo distribuir todo y en qué pueden ayudar los empleados en cada momento. No perturbes el espacio de trabajo de los trabajadores y, si procedes a un nuevo cambio, debes hacer saber a los clientes que durante un tiempo los servicios de tu empresa no estará disponibles, o pueden verse afectados.

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